In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt die IT-Verantwortung bei einer einzigen Person. Oft handelt es sich nicht um einen Vollzeit-ITler, sondern um jemanden, der diese Aufgabe zusätzlich zu seiner eigentlichen Tätigkeit übernimmt – sei es im Vertrieb, in der Buchhaltung, in der Produktion oder im Management.
Dieser „Einzelkämpfer“, häufig auch als IT-Einzelverantwortlicher oder Ein-Personen-IT bezeichnet, kann bestimmte Vorteile bieten, bringt jedoch auch klare Grenzen mit sich. Dieser Beitrag betrachtet beide Seiten differenziert und praxisnah.
Die Vorteile: Nähe, Fokus und schnelle Entscheidungen
Ein Ansprechpartner für alles
Ein Einzelkämpfer ist persönlich erreichbar. Es gibt keine Umwege, keine Ticketketten und keinen organisatorischen Overhead. Das Unternehmen weiß genau, wer zuständig ist.
Kenntnis der individuellen Besonderheiten
Ein IT-Einzelverantwortlicher kennt die Infrastruktur meist bis ins Detail – inklusive historisch gewachsener Besonderheiten, selbstgebauter Lösungen und Sonderfälle. Das führt zu pragmatischen Entscheidungen, die den Alltag schnell entlasten.
Hoher persönlicher Einsatz
Viele Personen, die nebenbei die IT übernehmen, tun das mit großem Engagement. Sie sind mit dem Unternehmen vertraut, kennen die Abläufe, verstehen die Kolleginnen und Kollegen und lösen Probleme oft sehr kurzfristig.
Kostenvorteile auf den ersten Blick
Gerade in kleineren Unternehmen wirkt es wirtschaftlich attraktiv, die IT „mitzumachen“, anstatt dafür externe Dienstleistungen oder zusätzliche Stellen einzuplanen. Kurzfristig kann das eine günstige Lösung sein.
Schneller Zugriff auf Entscheidungen
Da viele kleine IT-Anpassungen direkt von der verantwortlichen Person vorgenommen werden, entfallen Abstimmungsrunden. Das wirkt effizient – zumindest solange die Aufgaben überschaubar bleiben.
Die Nachteile: Abhängigkeiten, Wissensmonopol und begrenzte Kapazität
Hohe Ausfallrisiken
Wenn der IT-Einzelverantwortliche krank ist, Urlaub hat oder durch die Haupttätigkeit gebunden ist, bleibt IT-Arbeit schlicht liegen. Kritische Störungen eskalieren dann schnell.
Die IT ist nur ein Nebenjob – und oft ein sehr großer
Wer die IT „nebenbei“ betreut, kann weder umfassendes Monitoring sicherstellen noch komplexe Themen wie Security, Virtualisierung, Backups, Netzwerkarchitektur oder Microsoft 365 tiefgehend betreuen. Die IT-Landschaft wächst aus der verfügbaren Zeit heraus.
Wissensmonopol
Viele Abläufe, Passwörter oder Konfigurationen sind nur dieser einen Person bekannt. Fehlen klare Dokumentationen, entsteht ein Risiko, das im Ernstfall teuer wird.
Begrenztes Spezialwissen
Die heutige IT besteht aus vielen Spezialbereichen, die kontinuierliche Weiterbildung erfordern. Eine Ein-Personen-IT kann diese Breite nur eingeschränkt abdecken.
Reaktionszeiten im Ernstfall
Ein einzelner Mensch kann nicht gleichzeitig Support leisten, Server strukturieren, Sicherheitsupdates einspielen und strategische Projekte vorbereiten. Engpässe sind daher unvermeidlich.
Worauf Unternehmen heute achten sollten
Unternehmen müssen nicht zwischen Einzelkämpfer und externem IT-Partner entscheiden. Viele setzen erfolgreich auf ein kombiniertes Modell:
- Intern bleibt eine vertraute Ansprechperson nah am Team.
- Externe Spezialisten übernehmen Bereiche, die besondere Expertise, Monitoring oder 24/7-Bereitschaft erfordern.
- Risiken werden verteilt, Abhängigkeiten reduziert und Prozesse professionalisiert.
- Gerade mit wachsender Digitalisierung steigt der Bedarf an Stabilität, Sicherheit und dokumentierten Strukturen – und diese Aufgaben sind für eine einzige Person langfristig kaum zu stemmen.
Fazit
Ein Einzelkämpfer in der IT kann für kleine Unternehmen eine praktikable Lösung sein, insbesondere wenn schnelle Wege und hohe Nähe geschätzt werden. Doch mit zunehmender Komplexität wird dieses Modell anfällig. Wer langfristig auf Ausfallsicherheit, planbare Entwicklung und professionelle Standards setzen möchte, sollte Strukturen aufbauen, die nicht allein von einer Person abhängen – erst recht dann, wenn diese Person die IT nur „nebenbei“ betreut.